Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Turun Teatterisäätiö sr.
Y-tunnus: 0142325-9
Postiosoite: Pietinkuja 7 D 13, 20900 TURKU
2. Rekisterin nimi
Turun Teatterisäätiön apurahajärjestelmä.
3. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Yhteyshenkilönä toimii säätiön asiamies Riitta Iivonen
Sähköpostiosoite on (riitta.iivonen@op.fi).
Puhelinnumero: 050-5217204
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn ja yhteydenpitoon, sekä sähköisen palvelun toiminnan seurannan mahdollistamiseksi ja kehittämiseksi. Rekisteriin tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen ja tutkimuksen tai hankkeen edistymiseen ja loppuraporttiin liittyvät tiedot.
Järjestelmään kerätään yhteystietoja apurahan hakijasta ja työryhmän jäsenistä, Nämä tiedot kerätään apurahan/avustuksen hakijoilta.
Lisäksi kerätään apurahojen/avustusten maksatus- ja maksutietoja, tieto hakijan käyttäytymisestä apurahaportaalissa ja käyttöön liittyviä teknisiä tietoja, kuten lokitietoja tapahtumista. Lisäksi kerätään rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen järjestelmän sisäinen viestintä.
Apurahan hakijan tietoja tallennetaan ja käsitellään perustuen hakijan suostumukseen ja rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Myös muiden rekisteröityjen rekisteröinti perustuu henkilöiden suostumukseen.
Jotta hakemus hyväksytään käsiteltäväksi, edellytetään hakijalta hakemuslomakkeella ja liitteissä olevien henkilötietojen antamista. Mikäli riittäviä henkilötietoja ei anneta, hakemus voidaan jättää käsittelemättä.
5. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja käsittelevät säätiön asiamies, säätiön erikseen määrittelemät arvioijat, säätiön hallitus, teknistä tukea antavat henkilöt, tilitoimiston nimetyt käyttäjät ja tilintarkastajat. Tietoja näytetään vain siinä laajuudessa, kun se on vastaanottajaryhmän toiminnan kannalta tarpeellista.
6. Rekisterin suojaus
Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Järjestelmään kirjautuminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa ja järjestelmän käyttö tapahtuu salatun SSL yhteyden kautta. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan.
Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Käyttäjien käyttäjätunnukset ja niihin liittyvät henkilötiedot
- Käyttäjätunnukset säilytetään, mikäli käyttäjillä on hakemuksia. joita ei ole merkitty päättyneeksi.
- Jos käyttäjätunnus on tarkasteluhetkellä ollut käyttämättä yli kaksi vuotta, eikä hakijalla ole aktiivisia hakemuksia, käyttäjätunnus poistetaan järjestelmästä.
Keskeneräiset hakemukset
- Hakija voi itse poistaa keskeneräiset hakemukset järjestelmästä.
- Säätiö poistaa keskeneräiset hakemukset 3 kuukauden kuluessa haun päättymisestä.
Hakemusten arviointitiedot
- Arviointitiedot poistetaan 3 kuukauden kuluessa siitä kun apurahapäätökset on tehty.
Ei myönnetyt hakemukset
- Säätiö poistaa ei myönnetyt hakemukset kahden vuoden kuluessa päätöksen ajankohdasta.
Myönnetyt hakemukset liitteineen sekä selvitystiedot
- Säätiö poistaa myönnettyjen hakemuksiiin liittyvät tilinumerot ja henkilötunnukset kahden vuoden kuluessa siitä, kun apurahan käyttöselvitys on hyväksytty.
- Muut tiedot säilytetään pitkäaikaisesti säätiön historian tietojen keruu- ja tilastointitarkoituksessa.
Viestit
- Hakemukseen liittyvät viestit poistetaan, kun hakemus poistetaan tai kun viestit havaitaan vanhentuneiksi.
Turun Teatterikerholle osoitetut hakemukset
- Turun Teatterikerholle osoitetut hakemukset käsitellään muista hakemuksista poikkeavasti. Niiden hakemusten tiedot toimitetaan Turun Teatterikerholle ja poistetaan Turun Teatterisäätiön apurahajärjestelmästä 3 kuukauden kuluessa siitä, kun niistä hakemuksista on tehty päätökset.
8. Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa
Käyttäjien käyttäjätunnukset Pääset apurahan hakijana/saajana kirjautumaan järjestelmään ja näkemään kaikki antamasi rekisterissä olevat tiedot avaamalla hakulomakkeen esikatselun. Ajantasaiset yhteystietosi pääset näkemään ja muuttamaan kohdasta Asetukset – Henkilötiedot
Sinulla on oikeus ja velvollisuus korjata virheelliset tiedot. Jos sinulla on asiaa koskevaa pyyntöä tai kysyttävää, voit osoittaa ne säätiön asiamiehelle järjestelmän sisäisellä viestillä.
Sinulla ei ole kuitenkaan ole tarkastusoikeutta tallennettuihin hakemuksen arviointitietoihin eikä tilastotarkoituksiin kerättyihin tietoihin.
Sinulla on oikeus peruuttaa hakemus, jolloin hakemusta ei arvioida. Mikäli hakemuksesta on jo tehty päätös, ei hakemuksen tietoja voida kokonaan poistaa järjestelmästä.
Voit siirtää hakemuslomakkeesi järjestelmästä sähköisessä pdf-muodossa itsellesi.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsot henkilötietoja käsitellyn virheellisesti.
9. Tietojen luovutus
Tieto luonnollisille henkilöille myönnetyistä apurahoista luovutetaan Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle, mikäli apurahan käyttöaika ja suuruus ylittää MELA:n määrittelemät rajat.
Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan verohallinnolle.
Myönnettyjen apurahojen saajat sekä mahdollisesti myös tutkimuksen/ hankeen tiivistelmät julkaistaan säätiön verkkosivuilla ja vuosikertomuksessa.
Säätiö luovuttaa Turun Teatterikerholle osoitetut hakemukset Turun Teatterikerholle käsittelyä varten.
Säätiö voi luovuttaa tietoja toisille apurahojen / avustusten myöntäjille.